Le seuil de rentabilité d'un spectacle est le niveau de recettes, ou le nombre de spectateurs, à partir duquel une représentation cesse d'être déficitaire. Il se calcule en rapportant les coûts fixes de la date à la marge dégagée par chaque billet vendu, une fois déduits les coûts qui varient avec la fréquentation. En dessous de ce seuil, la date est déficitaire ; au-delà, chaque billet supplémentaire améliore le résultat à hauteur de sa marge unitaire.

Le coût plateau désigne le coût complet d'une représentation, c'est-à-dire l'ensemble des charges directement rattachables à une date donnée : salaires chargés de l'équipe artistique et technique présente, per diem, et part des frais de salle du soir. C'est l'indicateur de référence pour mesurer la marge dégagée par une date, indépendamment des coûts de création amortis sur l'ensemble du spectacle.

Les frais généraux sont les charges de fonctionnement d'une structure qui ne se rattachent à aucun projet en particulier : loyers des bureaux, salaires du personnel permanent non affecté à un projet précis, assurances de la structure, frais bancaires. Leur imputation aux différents projets est une question de méthode propre à chaque structure, pas une obligation légale uniforme.

L'écart budgétaire est la différence, poste par poste, entre le budget prévisionnel, les dépenses engagées et les dépenses ou recettes réellement réalisées d'un projet. Son suivi régulier, plutôt qu'une seule comparaison en fin de projet, permet de détecter un dérapage au moment où une dépense est engagée, avant même qu'elle soit payée.

Le budget prévisionnel est l'estimation, avant réalisation, de l'ensemble des dépenses et des recettes d'un projet de spectacle, de tournée ou de festival. Il structure les décisions de production en amont et sert de référence pour mesurer, en cours d'exploitation, l'écart entre ce qui était prévu et ce qui est réellement engagé ou encaissé.

Un tableau de bord de festival s'appuie sur un nombre restreint d'indicateurs financiers réellement décisionnels : taux de couverture des dépenses artistiques par la billetterie, part des recettes propres dans le budget global, coût par spectateur, et évolution du taux de remplissage d'une édition à l'autre. Mieux vaut peu d'indicateurs suivis avec rigueur qu'un tableau surchargé.

La marge de sécurité mesure l'écart entre l'activité réellement atteinte (ou prévue) d'une date de spectacle et son seuil de rentabilité. Exprimée en nombre de spectateurs ou en pourcentage de la jauge, elle indique la capacité d'une représentation à absorber un aléa de fréquentation avant de devenir déficitaire.